সহজে একাধিক ঠিকানায় ই-মেইল

৫০ জন আত্মীয়কে ই-মেইলে দাওয়াত দিতে চান। সব ই–মেইলেই সেই একই কথা, শুধু প্রতিবার প্রাপকের নাম বদলাতে হবে। বিরক্তিকর কাজটি ‘মেইল মার্জ’ সু...

৫০ জন আত্মীয়কে ই-মেইলে দাওয়াত দিতে চান। সব ই–মেইলেই সেই একই কথা, শুধু প্রতিবার প্রাপকের নাম বদলাতে হবে। বিরক্তিকর কাজটি ‘মেইল মার্জ’ সুবিধার মাধ্যমে করা যায়। স্প্রেডশিট ফাইল থেকে নাম কিংবা প্রয়োজনীয় অন্যান্য তথ্য প্রত্যেক ই-মেইল বার্তায় যোগ করে আলাদা আলাদা ঠিকানা পাঠানোর পদ্ধতি এটি। ই-মেইল ক্লায়েন্ট সফটওয়্যারে সুবিধাটি থাকলেও জনপ্রিয় ই-মেইল সেবা জিমেইলে কাজটি করতে হলে গুগল ক্রোম ব্রাউজারে নামিয়ে নিতে হবে ছোট্ট একটি এক্সটেনশন। নামানোর ঠিকানা: https://goo.gl/5DLciO।

ক্রোম এক্সটেনশনটি নামিয়ে গুগল ড্রাইভে একটি স্প্রেডশিট ফাইল তৈরি করুন। এরপর Add-ons থেকে Mail Merge and Scheduler ক্লিক করে Create Merge Template নির্বাচন করুন। গুগল কন্ট্যাক্টের মাধ্যমে তথ্য যোগ করতে চাইলে Add-ons মেনু থেকে Mail Merge and Scheduler অপশনে ক্লিক করে Import Google Contacts নির্বাচন করুন। সবকিছু ঠিকঠাক করে মেইল মার্জ অ্যান্ড শিডিউলার মেনু থেকে Configure Mail Merge নির্বাচন করুন। চাইলে টেম্পলেট নির্বাচন করতে পারেন, নিজেও বানিয়ে নিতে পারেন।

মনে করুন ই-মেইলের শুরুতে ‘প্রিয়’ লেখার পর প্রত্যেকের নামের প্রথম অংশ যোগ করতে চান। সে ক্ষেত্রে স্প্রেডশিট ফাইলে তা কোথায় পাওয়া যাবে সেটি নির্ধারণ করার কমান্ড লিখতে হবে। {{First Name}} হলো সেই কমান্ড। পুরো বাক্যটা এমন হবে, ‘Dear {{First Name}},’। সবকিছু ঠিক হলে Run Mail Merge চেপে ই-মেইল পাঠানো শুরু করতে পারেন, Only Create Drafts নির্বাচন করে সংরক্ষণ করেও রাখতে পারেন।

সূত্র: ম্যাশেবল